Reposición de stock: un plan práctico para bestsellers de Shopify

La reposición de stock es la decisión de comprar más unidades de una variante antes de que se agote lo que puedes vender, y de comprar solo lo que aguantan la demanda, el plazo de entrega y la caja. En Shopify, esa decisión es una fecha y una cantidad.

Comprar mal duele por los dos lados. IHL Group proyecta que la distorsión de inventario, el coste combinado de las roturas de stock y el sobrestock, costará a los minoristas 1,7 billones de dólares en 2024. De ese total, 1,2 billones corresponden a roturas de stock y 554.000 millones a sobrestock.

Esa cifra es de retail global, no una referencia de Shopify. El reparto sigue valiendo en un catálogo pequeño. Un bestseller vacío pierde la venta, y una talla lenta bloquea la caja del siguiente pedido.

Qué significa la reposición de stock en una tienda Shopify

La reposición de stock es volver a comprar para poder seguir vendiendo. El control de inventario es saber lo que ya tienes. Hacen falta las dos, y cada una responde a una pregunta distinta.

El control te da el recuento. La reposición te dice si envías una orden de compra, y de cuántas unidades.

Las tiendas de Shopify suelen reponer de dos maneras. Una es una compra a un proveedor. La otra es una transferencia desde una sucursal de reserva, un operador logístico o otra tienda hacia la sucursal que prepara los pedidos.

Shopify registra las dos como “Entrante” en cuanto una transferencia, una orden de compra o una app las tiene en camino. Las unidades entrantes no se pueden vender hasta que se reciben.

Un registro útil de reposición lleva cuatro números por variante: unidades que aún puedes vender (“Disponible”), unidades ya en camino en las que confías, plazo del proveedor en días y una tasa reciente de ventas diarias. Las órdenes de compra en Shopify anotan el proveedor, las cantidades y los costes. No calculan la cantidad por ti. Activa antes el seguimiento de inventario, o esos recuentos no serán fiables para pedir.

Qué SKU merecen un pedido primero

Repón primero las variantes que generan los ingresos. El análisis ABC de productos de Shopify clasifica cada variante por los ingresos de los últimos 28 días. La categoría A suma el 80 % de los ingresos, la B el 15 % siguiente y la C el 5 % restante.

El coste por artículo no entra en esa categoría. La ventana de 28 días no se puede cambiar.

Usa esa categoría como lista de prioridad, y mira el margen antes de financiar la orden de compra. Una variante con muchos ingresos y poco margen puede seguir siendo A. Si la caja aprieta, financia primero las variantes A con margen unitario sano. Un método más completo para ordenar qué tener en stock está en el análisis ABC del inventario en Shopify.

Haz la cuenta por variante. Una sudadera puede parecer sana mientras la talla M está a 8 días de una rotura de stock y la XXL tiene 90 días de cobertura. Repón la M y deja la XXL fuera de la orden de compra, salvo que una campaña la necesite de forma concreta.

• Primero: variantes de categoría A cuyos días de cobertura están dentro del plazo de entrega más el colchón.
• Después: variantes de categoría A que cruzarán esa línea antes de la próxima revisión.
• Luego: variantes de categoría B solo si el pedido mínimo del proveedor ya queda cubierto por unidades de categoría A en la misma orden de compra.
• Al final: variantes de categoría C. Repónlas cuando un pedido de cliente lo exija, no con un calendario fijo.
• Deja fuera las variantes sin ventas en los últimos 28 días hasta saber si la demanda es estacional, está en pausa o ha desaparecido.

Cuándo reponer según demanda, plazo y colchón

Haz el pedido cuando los días de cobertura bajen al plazo de entrega más el colchón. Esperar a que la estantería se vea vacía llega tarde.

Los días de cobertura salen de dividir las unidades “Disponible” entre las ventas diarias medias. El plazo de entrega cuenta los días desde que envías la orden de compra hasta que esas unidades pasan a “Disponible”, con producción, tránsito y recepción incluidos.

Si los días de cobertura son más cortos que el plazo del proveedor, la decisión de reposición ya llega tarde. Lo que queda es decidir cuánto durará el hueco.

El informe Inventario restante por producto de Shopify estima los días restantes como la cantidad final dividida entre las unidades medias vendidas al día, con las ventas de los últimos 28 días. Si la variante no tuvo ventas en esa ventana, el valor es “N/D”. Si la cantidad final es negativa, los días restantes son 0.

Trata el 0 como un retraso ya hecho. El informe no resta el plazo de entrega, así que una variante con 18 días restantes y un proveedor a 21 días no está cubierta.

La fórmula del punto de pedido, demanda durante el plazo de entrega más stock de seguridad, es la misma idea en unidades. La versión paso a paso está en la fórmula de recompra en Shopify. Si compras cada semana, suma los días hasta que vuelvas a mirar. Si no, una variante rápida puede agotarse en el hueco entre revisiones.

Un pedido de ejemplo, con números inventados

Estas cifras son una ilustración, no resultados de una tienda. Una variante vende 4 unidades al día con la tasa de 28 días. “Disponible” es 40, y no hay ninguna orden de compra entrante lo bastante fiable para contarla.

El plazo de entrega es de 21 días. Revisas el stock cada 7 días y mantienes un colchón de 7 días por un envío tarde o un pico corto de demanda. Ese colchón es un objetivo operativo hasta que tengas un registro de entregas que de verdad llegaron tarde.

A 4 unidades al día, 40 unidades disponibles duran 10 días. El proveedor necesita 21. Un pedido hecho hoy deja un hueco de unos 11 días de venta, salvo que aceleres el envío, pauses los anuncios de esa variante o hagas las dos cosas.

Acelerar el envío se negocia con el proveedor. Pausar el gasto en una variante que no puedes enviar es la palanca más rápida.

Resta el entrante solo si la fecha de recepción cae dentro de la ventana que quieres cubrir y el proveedor la ha venido cumpliendo. Si ya hay 80 unidades “Entrante” con llegada en 10 días de un proveedor que entrega a tiempo, el pedido sugerido baja de 100 a 20. Si ese envío ya se retrasó antes, déjalo fuera de la cuenta y repón como si pudiera no llegar.

Antes de cerrar la orden de compra, compara los últimos 7 días con la tasa de 28 días. Una promoción, una publicación de un creador o la rotura de stock de un sustituto pueden duplicar el ritmo reciente sin mover mucho la media de 28 días. Usa la tasa más alta solo si esa demanda va a continuar. Cómo separar un pico de una nueva base está en el pronóstico de demanda para reponer.

Cuánto pedir sin dejar la caja atrapada

La cantidad a pedir es la demanda diaria multiplicada por (plazo de entrega + días hasta la próxima revisión + días de colchón), menos “Disponible”, menos el entrante de confianza. En la ilustración, eso es 4 por 35, menos 40, es decir 100 unidades. Redondea al embalaje del proveedor solo cuando ese número ya exista.

El tamaño de caja que prefiere el proveedor no es el punto de partida.

Luego aplica un tope de caja. Si el coste unitario es 12 €, 100 unidades son 1.200 € antes del transporte. Si el presupuesto de reposición de esta semana es 800 €, puedes comprar 66 unidades.

Eso reduce el colchón. La variante sigue dentro de la ventana de pedido. Si hay que recortar, recorta antes un pedido de categoría C del mismo proveedor que la cantidad de categoría A.

Un pedido mínimo que te obliga a pasar mucho del objetivo es una decisión de coste de mantenimiento, no de demanda. Acepta el mínimo en una variante A cuando las unidades de más se venderán dentro de una temporada normal. En una variante C, recházalo y asume un hueco más corto, o combina tallas para que el mínimo lo cubran variantes que habrías comprado igual. La cantidad económica de pedido es el equilibrio de manual entre el coste de pedir y el coste de tener el stock. El coste de mantenimiento del inventario es lo que esa caja de más te cuesta al mes. Una vista más amplia de dónde está parada la caja está en la optimización de inventario.

Revisión semanal de reposición para un catálogo pequeño

Una revisión semanal basta cuando ninguna variante A puede agotar su colchón de un lunes al siguiente. Reserva 45 minutos. Trabaja las variantes que pueden romperse antes de la próxima revisión, y deja fuera el resto del catálogo.

1. Abre el análisis ABC de productos y lista cada variante A, más cualquier variante B que estés anunciando de forma activa.
2. Abre Inventario restante por producto. Marca cualquiera de esas variantes con días restantes iguales o por debajo del plazo de entrega más el colchón.
3. En la página Inventario, lee “Disponible”, no solo “En existencias”. Las unidades “Comprometido” ya están en pedidos no preparados o preliminares, y no se pueden vender otra vez.
4. Lee el “Entrante” de órdenes de compra y transferencias. Cuenta un envío solo si apostarías la fecha de reposición a que llega.
5. Compara las unidades vendidas en los últimos 7 días con la tasa diaria de 28 días. Quédate con la tasa de 28 días, salvo que una promoción en curso vaya a seguir.
6. Calcula el pedido sugerido, redondea al embalaje y para cuando se agote el tope de caja de la semana. Si hay empate, se queda la variante A.
7. Crea la orden de compra, márcala como “Pedido” cuando el proveedor confirme, y crea la transferencia de inventario para que las unidades figuren como “Entrante”.

Ese último paso evita un pedido doble el lunes siguiente. Un entrante que no se registra parece un hueco, y la revisión siguiente compra las mismas unidades otra vez. Al recibir el envío, confirma que “Disponible” subió en la cantidad que aceptaste, no en la del PDF.

Cuándo dejar la hoja de cálculo por alertas tempranas

Sigue con la revisión semanal mientras puedas ver cada variante A antes de que cruce el punto de pedido. Pasa a alertas más tempranas si una variante A puede agotarse en los 7 días entre revisiones, si el plazo de entrega es más largo que el ciclo de revisión y sigues enterándote tarde, si el gasto en anuncios escala una variante más rápido que la hoja del lunes, o si el catálogo es demasiado grande para terminar la revisión de una sentada.

Shopify Flow puede enviar una notificación de stock bajo. Avisa de un umbral. No calcula el plazo de entrega. Una alerta fija a 10 unidades llega tarde en una variante que vende 4 al día con un proveedor a 21 días, y pronto en una variante que vende 1 a la semana. Calcula cualquier umbral de Flow a partir de los días de cobertura, no de un mismo recuento copiado en todo el catálogo. La diferencia entre esas alertas y un plan de reposición está en las alertas de inventario en Shopify.

Si los bestsellers cruzan el punto de pedido entre revisiones, el siguiente paso operativo es vigilar el stock de forma continua. La inteligencia de stock vigila el inventario y marca el riesgo de reposición según la demanda y el plazo de entrega, para que la revisión semanal arranque de una lista ordenada y no de una exportación completa. La decisión de compra sigue siendo tuya. Confirma “Disponible”, el entrante de confianza y el tope de caja antes de enviar la orden de compra.

Esta semana, saca las variantes de categoría A y anota cuatro números junto a cada una: “Disponible”, ventas diarias, plazo de entrega y días de cobertura. Pide las que ya tienen la cobertura dentro del plazo de entrega más el colchón. Deja el resto para la próxima revisión.