Alertas de inventario Shopify: umbrales, responsables y avisos

Unas alertas de inventario Shopify avisan a una persona con nombre cuando una variante concreta necesita un pedido de compra, un traslado o una pausa de anuncios, y todavía hay tiempo para actuar.

El punto de pedido y el colchón de stock de seguridad se calculan en otras guías. Esta página es el mensaje, el responsable y la prueba de que el mensaje llegó. La rutina semanal más amplia, incluida la decisión de qué SKU reciben caja primero, está en la guía de gestión de inventario en Shopify.

Qué necesitas antes de la primera alerta

Activa una sola alerta cuando estos cinco hechos sean ciertos. Un dato que falta produce correo, no un pedido.

El seguimiento de inventario está activado en esa variante. Shopify trata un artículo como agotado cuando el inventario se sigue y el nivel es cero o inferior.
Sabes qué ubicación prepara los pedidos online. El stock en una ubicación que no prepara pedidos online no mantiene el producto comprable.
Ya tienes un punto de pedido en unidades para esa variante.
Conoces el plazo de entrega del proveedor en días, aunque el cálculo del colchón viva en otro artículo.
Una persona puede hacer el pedido o anotar por qué no lo hará.

Decide qué alerta de SKU exige acción

Empieza por las variantes que de verdad vas a reponer este mes. Usa el análisis ABC para que el primer lote sea pequeño. Una variante muerta con dos unidades no necesita un aviso de reposición.

La variante se vende, o un lanzamiento está a punto de hacer que se venda.
Alguien todavía puede hacer un pedido al proveedor, mover stock o parar anuncios antes de que Disponible llegue a cero.
La siguiente acción ya tiene nombre: pedido de compra, traslado, preventa o dejar de promocionar.
Confías en el recuento. Si Disponible y la estantería no coinciden, corrígelo antes de la alerta, con las comprobaciones de discrepancia de inventario.

Incluye las variantes con “Seguir vendiendo cuando no haya existencias”. Shopify deja que los clientes compren esos artículos cuando el nivel llega a cero o por debajo, así que la tienda no detendrá la venta por ti. Omite los productos con el seguimiento de inventario desactivado. El activador de Shopify Flow “La cantidad de inventario de la variante de producto cambió” sigue iniciando un flujo aunque el seguimiento esté apagado, así que un flujo sin filtro te escribirá sobre productos que nunca cuentas.

Fija el umbral a partir del punto de pedido

Mete el punto de pedido en unidades en la alerta. Ese número sale de la fórmula de reorden Shopify. El colchón que lleva dentro es el cálculo de stock de seguridad. No reconstruyas ninguna de las dos fórmulas en esta página, y no añadas un segundo colchón salvo que el propio aviso llegue con retraso.

Un correo inmediato puede usar ese punto de pedido como línea. Un resumen semanal no. Si la gente solo lee la lista el lunes, el mensaje tiene que salir antes del punto de pedido, o el pedido llega tarde por los días que el resumen estuvo sin leer. Sube el umbral de un resumen unas ventas de una semana de esa variante, y etiqueta el hueco como retraso del resumen, no como stock de seguridad extra.

Ejemplo, con cifras inventadas: el punto de pedido de una variante de sérum ya es de 180 unidades. La alerta inmediata se dispara cuando Disponible en el almacén online baja a 180 o menos, y la cantidad antes de ese cambio estaba por encima de 180. Un resumen solo de los lunes para la misma variante debería situarse unas ventas de siete días por encima de 180, para que el correo no sea la primera señal de que ya estás dentro del plazo de entrega.

El antiguo informe de stock bajo de Stocky usaba un aviso más fino. Su página de ayuda pone el ejemplo de 5 calcetines azules al día y un plazo de 10 días, que se disparaba a 50 unidades, sin colchón aparte. Stocky dejó de estar disponible el 31 de agosto de 2026. No reconstruyas las alertas ahí. La guía de migración de Shopify dirige las alertas de stock bajo a Shopify Flow.

Vigila Disponible en la ubicación que prepara pedidos, no Disponible en mano (On hand). Shopify define On hand como Comprometido más No disponible más Disponible. No disponible puede incluir unidades que una app ha apartado, y Entrante no se puede vender hasta que se recibe. Si Disponible y el recuento de la estantería no coinciden, reconcilia esa discrepancia de inventario antes de fiarte del aviso.

Asigna un destinatario y una vía de escalado

Una alerta sin responsable es un registro. Elige a una persona que deba responder el mismo día laborable y, después, a quien compruebe esa respuesta a la mañana siguiente.

Alerta	Cuándo se envía	Para qué sirve	Cuidado
Correo de cruce	Disponible cruza el punto de pedido	Variantes que vas a reponer	Se repite en cada venta posterior si omites la comprobación de cantidad previa. En varias ubicaciones, esa cantidad previa es de la variante, no de la ubicación
Resumen semanal	Un calendario, no el momento de la bajada	Variantes de cola larga que aún podrías comprar	Llega tarde si usas la misma línea que en una alerta instantánea
Sin existencias	La cantidad llega a cero o por debajo	Pausar anuncios o corregir la ficha	Demasiado tarde para un plazo de proveedor normal

Monta el correo inmediato en Shopify Flow

Shopify documenta el correo de stock bajo para el equipo como un flujo de Flow, incluida una plantilla llamada “Get notified by email when product variant inventory is low”. Instala Shopify Flow desde la App Store y ábrelo en el admin. También hay una plantilla programada, “Send weekly email summary with list of low stock variants”, para la fila del resumen de arriba. Las dos están en la lista de plantillas de inventario de Flow.

Crea el flujo a partir de esa plantilla de correo de stock bajo, o empieza a mano con el activador “La cantidad de inventario de la variante de producto cambió”.
Añade una condición para la ubicación que prepara pedidos. Shopify documenta la cantidad de la ubicación en productVariant / inventoryItem / inventoryLevels / available, y el nombre o el ID de la ubicación en ese mismo nivel de inventario.
Usa la comprobación de cruce solo si el inventario de esa variante está en una sola ubicación, o si la cantidad previa de la variante coincide con Disponible en la ubicación que prepara pedidos. Dispara solo cuando Disponible esté en el punto de pedido o por debajo y inventoryQuantityPrior, la cantidad previa de la variante que aporta el activador, estuviera por encima de esa línea. En varias ubicaciones, esa cantidad previa no es la de una ubicación concreta, así que la comparación puede fallar o avisar de más.
Añade “Enviar correo interno”. Escribe la dirección del responsable. Separa las direcciones extra con una coma. Flow no puede usar una variable en el campo Para.
Pon el SKU, la ubicación, el umbral y el nombre del responsable en el asunto. Una persona debería saber la acción antes de abrir un panel.
Deja el flujo apagado hasta que pase la prueba de abajo. Después actívalo para el primer grupo pequeño de variantes, no para todo el catálogo.

El mensaje debe llevar la decisión, no un aviso vago.

Título del producto, variante y SKU
Ubicación que prepara pedidos y cantidad Disponible
Cantidad antes del cambio, para ver que cruzó la línea. En varias ubicaciones, esa cantidad previa es la de la variante, no la de la ubicación
La acción con nombre: crear un pedido de compra, crear un traslado o pausar anuncios
El responsable y la hora en que vence la decisión

No empieces con la plantilla de Flow “Initiate reorder with vendor”. Esa plantilla escribe al proveedor cuando el inventario está bajo. Confirma primero la cantidad y luego crea el pedido de compra en el admin de Shopify. Tampoco adjuntes “Unpublish product” a esta alerta de reposición. Un correo de stock bajo no debería ocultar una variante que todavía tiene unidades que vender. El activador “Product variant out of stock” de Shopify es el que usan sus plantillas cuando una variante baja a cero o por debajo.

Escribe el escalado antes de necesitarlo

Acuerda la vía en un párrafo y pégala debajo de la plantilla de correo.

El responsable actúa el mismo día laborable: pedido de compra, traslado o una nota escrita de no reponer, con un motivo.
Si esa nota falta a la mañana siguiente, el responsable de operaciones persigue solo ese SKU.
Si la cobertura que queda ya es más corta que el plazo de entrega, quien controla los anuncios de ese producto recibe el mismo día una nota para pausarlos.
Cada alerta tiene una fila: SKU, hora de envío, responsable, decisión y número de pedido de compra o de traslado.

Ordena una alerta tardía por lo que vale un día a cero, con la fórmula de coste de rotura de stock y no con una cifra de pérdida de toda la tienda. La decisión de pausar anuncios va con la rutina de marketing por producto, no con un segundo correo de inventario al mismo comprador.

Cuando una alerta nativa funcione, usa la velocidad y la cobertura para decidir qué correos merecen ese responsable el mismo día. La inteligencia de stock de Skymetrics describe un aviso por correo o en el panel cuando un producto llega a un punto de pedido, y usa 14 días de stock restante como ejemplo, no como valor por defecto para copiar. La ficha de la Shopify App Store dice que la app predice roturas de stock e incluye notificaciones. Confirma el canal dentro de la app antes de ponerla en la vía de escalado. Una lista ordenada de reponer frente a promocionar es un trabajo aparte, en la página de agentes de IA.

Prueba una alerta de punta a punta

La documentación del activador de Shopify dice que hay que probar cambiando el inventario de un producto. Hazlo en una variante antes de fiarte del flujo. Un pedido en borrador es una mala prueba: las notas de Flow dicen que los pedidos en borrador no afectan al inventario disponible hasta que se convierten en pedidos.

Elige una variante con seguimiento cuyo punto de pedido puedas alterar. Una talla lenta es más segura que el SKU estrella.
Escribe primero el resultado esperado: destinatario, asunto, ubicación y umbral.
En el admin, cambia el inventario para que Disponible en la ubicación que prepara pedidos cruce ese umbral. Si esa variante tiene stock en más de una ubicación, no uses esta prueba para validar la comparación con inventoryQuantityPrior.
Abre la ejecución del flujo. Confirma que se ejecutó y, después, que el correo está en la bandeja del responsable, spam incluido.
Cambia la cantidad una unidad más en la misma dirección. Una condición de cruce no debería enviar un segundo correo.
Restaura la cantidad original.
Activa el flujo solo cuando los pasos 4 y 5 coincidan con lo que anotaste.

Si el correo no llega, revisa la dirección del remitente. La documentación de “Enviar correo interno” de Shopify dice que algunas bandejas muestran el remitente con “via shopifyemail.com”, o como la tienda más el ID de tu tienda en shopifyemail.com, cuando el dominio del remitente no está autenticado. Filtrar esa dirección hará que un flujo correcto parezca roto.

Errores habituales

Alertar sobre On hand, de modo que las unidades comprometidas o no disponibles oculten una falta vendible.
Un solo umbral para cada SKU, incluidas variantes que nunca vas a reponer.
Una bandeja compartida y ningún nombre en el asunto.
Un activador solo de cero para productos con un plazo de proveedor de varias semanas.
Un total de ubicación que oculta el cero en la ubicación que prepara los pedidos online.
Comparar Disponible de una ubicación con inventoryQuantityPrior cuando la variante tiene stock en varias ubicaciones.
“Seguir vendiendo cuando no haya existencias” dejado activo, sin alerta de reposición, porque la ficha nunca muestra agotado.
Activar un correo al proveedor o una acción de despublicar antes de que una persona haya probado el correo al equipo.
Reconstruir el antiguo informe diario de Stocky. Ese correo era opcional, pasivo, se enviaba a las 00:00 UTC y estaba limitado a una dirección, y la app ya no está disponible.

Revisa cada semana el ruido y los pedidos que se escapan

Dedica unos 20 minutos a la semana a tres listas. Hazlo antes de añadir más variantes.

Alertas sin decisión. Eso es un fallo del responsable o del escalado, no del umbral.
Variantes que llegaron a cero en Disponible sin alerta durante el plazo de entrega anterior. La línea llega tarde, o la condición de ubicación está mal.
Alertas que ignoraste porque no vas a comprar ese SKU. Quita esas variantes, o limita el flujo al grupo A.

Esta revisión es solo el bucle de alertas. Los límites de caja, el resto de métricas semanales y la reunión de reposición siguen en la guía del sistema de gestión de inventario.

Cómo saber que la configuración funcionó

Puedes señalar una ejecución del flujo, un correo en la bandeja del responsable y una decisión registrada para la variante de prueba. En la semana siguiente, cada alerta de la lista corta tiene una decisión, y cualquier cero nuevo en una variante alertada tiene una nota que explica por qué la alerta llegó tarde o se ignoró.

Esa es la comprobación operativa. No promete que las roturas de stock se acaben. Activa hoy un correo de umbral de cruce para una variante cuyo inventario esté en una sola ubicación, pruébalo y deja el resto del catálogo apagado hasta que esa prueba pase.