Cálculo del stock de seguridad en Shopify: fórmula, nivel de servicio y ejemplo

Cuánto stock de seguridad debes tener

Ten suficientes unidades de más para cubrir la diferencia entre la demanda media durante el plazo de entrega del proveedor y las semanas peores que realmente ves. Ese colchón es el stock de seguridad. No es la cantidad de reposición, ni el punto de pedido.

Esta página solo dimensiona el colchón. Cuando tengas el número, mételo en el punto de pedido de la guía de la fórmula de recompra en Shopify. Esa guía decide cuándo hacer el pedido. Repetir aquí la fórmula del punto de pedido respondería a otra pregunta.

Necesitas cuatro datos: la demanda media, cuánto se desvían las ventas semanales de esa media, el plazo de entrega medio en la misma unidad de tiempo y cuánto se desvían las recepciones de la fecha prometida. Después eliges un nivel de servicio. Si la demanda y el plazo son estables, el colchón puede quedarse pequeño. Si el proveedor llega tarde a menudo, un bestseller puede agotarse aunque la demanda media durante el plazo parezca cubierta.

Dónde leer el stock, y dónde no

Los informes de inventario de Shopify no son la página de Inventario. Esos informes muestran una foto de fin de mes y ayudan a seguir la cantidad y el porcentaje de inventario vendido por día. No incluyen una columna de stock de seguridad.

En la foto de inventario de fin de mes, la cantidad final es el inventario Disponible que se puede seguir. Shopify indica que Disponible en ese informe excluye las unidades comprometidas de pedidos pendientes de preparación y las unidades entrantes que forman parte de una transferencia. No leas esa cantidad final como stock que ya está en camino.

La cantidad final de una foto de fin de mes es stock Disponible. Deja fuera las unidades entrantes de transferencias, así que es la cifra equivocada para tratarla como unidades ya en tránsito.

La cantidad entrante vive en la vista de gestión de inventario. La documentación de estados de inventario de Shopify dice que los estados aparecen en la página de Inventario junto a cada producto o variante, y en la tarjeta de inventario de la página del producto o de la variante. Entrante es inventario en camino por transferencias, pedidos de compra o apps. Disponible no incluye Entrante. En existencias solo es Comprometido, No disponible y Disponible, así que excluye Entrante hasta que lo recibes y el estado cambia.

Usa Entrante para ver lo que ya está pedido. Usa Disponible o En existencias para ver lo que ya puedes contar en la ubicación. Mantén esas cifras fuera de la propia fórmula de stock de seguridad. La fórmula estima unidades extra por riesgo. Sumar unidades en tránsito al colchón cuenta dos veces un suministro que debe cubrir la demanda media, no la sorpresa.

Shopify también usa las palabras stock de seguridad para otra tarea. El inventario no disponible puede incluir unidades que una app o un ajuste manual ha apartado como stock de seguridad, junto con unidades dañadas o de control de calidad. Esas unidades están en existencias y no se pueden vender. Ese ajuste no es este cálculo. Si apartas unidades como No disponible y además pides un colchón estadístico encima, puedes tener la misma protección dos veces.

Reúne demanda y plazo en una sola unidad de tiempo

Abre Analíticas, luego Informes, filtra Categoría a Inventario y empieza por Inventario vendido a diario por producto. Shopify define la cantidad vendida como las unidades vendidas en el periodo seleccionado, y la cantidad vendida por día como esa cantidad dividida por los días del periodo. La cantidad vendida no refleja devoluciones, ajustes manuales ni recepciones de transferencias. Trátala como unidades vendidas, no como demanda neta después de reembolsos.

Las métricas basadas en inventario de estos informes solo llegan hasta el 1 de octubre de 2023. Un historial más largo no está en los informes de inventario. Si necesitas semanas anteriores, usa el historial de pedidos fuera de esa ventana.

El informe de inventario restante por producto estima los días que quedan a partir de la cantidad final dividida por las unidades medias vendidas por día, y esa media usa los últimos 28 días. Una media plana de 28 días esconde la oscilación de semana a semana que el colchón debe cubrir. Úsalo como comprobación de cobertura de stock, no como dato de variabilidad.

1. Elige una longitud de periodo y no la cambies. La demanda semanal necesita el plazo en semanas. La demanda diaria necesita el plazo en días. Mezclar las dos infla o reduce el colchón.
2. Construye una serie corta de demanda de esa variante, al menos ocho periodos si puedes. Haz la media. Luego calcula la desviación típica muestral con STDEV.S en una hoja de cálculo, que divide entre el número de periodos menos uno.
3. Lista las fechas reales de recepción de pedidos de compra o transferencias frente a la fecha en que hiciste cada pedido. Haz la media de esos plazos. Si las recepciones se agrupan en el día prometido, la variabilidad del plazo está cerca de cero. Si no, calcula también STDEV.S sobre los plazos.
4. No saques el plazo de la foto de fin de mes. Ese informe no tiene un campo de plazo de entrega del proveedor.

Elige un nivel de servicio antes de multiplicar

Aquí, un nivel de servicio es la parte de ciclos de reposición que aceptas cubrir sin rotura de stock, suponiendo que la demanda durante el plazo tiene una forma aproximadamente de campana. Es una decisión sobre ventas perdidas frente a unidades extra retenidas, no un ajuste de Shopify.

Usa el análisis ABC de productos de Shopify en la misma página de informes de inventario para decidir quién recibe el objetivo más alto. En los últimos 28 días, las variantes de grado A suman en conjunto el 80% de los ingresos, las de grado B el 15% siguiente y las de grado C el último 5%. El periodo no se puede ajustar. Da a las variantes de grado A un nivel de servicio de ciclo más alto que a las de grado C. Un solo factor para todo el catálogo sobreabastece a los productos lentos y protege de menos a los que sostienen los ingresos.

Para un corte más fino de qué variantes merecen el colchón más ajustado, combina ese grado con un análisis ABC para el inventario de Shopify. El grado indica la prioridad. No sustituye la serie de demanda de arriba, porque 28 días de cuota de ingresos no son una desviación típica.

Convierte el porcentaje en un factor de servicio, que suele llamarse Z, con NORM.S.INV en una hoja de cálculo. NORM.S.INV(0,95) devuelve unos 1,64485. El ejemplo de abajo redondea esa cifra a 1,65 para un nivel de servicio de ciclo del 95%. Un objetivo del 90% es unos 1,28. Un objetivo del 99% es unos 2,33. Un Z más alto significa más unidades en el colchón. Súbelo cuando una rotura de stock en esa variante sale cara. Bájalo cuando retener unidades extra inmoviliza efectivo que necesitas en otra parte.

Dos cálculos de stock de seguridad, no un atajo

Si el plazo apenas se mueve, multiplica el factor de servicio por la desviación típica de la demanda y por la raíz cuadrada del plazo medio. Es un cálculo de distribución normal estándar. Supone que la demanda del periodo tiene forma aproximadamente de campana, que los periodos son independientes y que el plazo es lo bastante estable como para dejar su varianza fuera de la fórmula.

Stock de seguridad = Z × desviación típica de la demanda × raíz cuadrada del plazo de entrega medio

Un atajo habitual elimina Z, lo que equivale a usar un factor de servicio de 1, e ignora la oscilación del plazo. Ese atajo es un caso particular. Es un dato razonable para el punto de pedido solo cuando las recepciones son fiables y aceptas la cobertura más baja que trae un Z de 1. Es el valor por defecto equivocado cuando el proveedor se retrasa.

Cuando el plazo varía, la oscilación de la demanda y la del plazo van las dos dentro de la raíz cuadrada. La demanda media es D, la varianza de la demanda es el cuadrado de la desviación típica de la demanda y la varianza del plazo es el cuadrado de la desviación típica del plazo. Es la misma familia de cálculos de distribución normal, con una condición más que va justo debajo.

Stock de seguridad = Z × raíz cuadrada de (plazo medio × varianza de la demanda + demanda media al cuadrado × varianza del plazo)

Condiciones, incluida la variación independiente del plazo

La fórmula de plazo variable supone que la variación de la demanda y la variación del plazo son independientes. Mete las dos oscilaciones en una sola raíz cuadrada y las trata como separadas, lo que deja su covarianza en cero. No supone que una recepción tardía llegue en una semana de demanda alta.

Si los picos de demanda y los retrasos del proveedor se mueven juntos, esta estimación puede quedar demasiado baja. Si una recepción tardía tiende a caer en una semana tranquila, puede quedar demasiado alta. Cualquiera de los dos patrones hace poco fiable el cálculo del stock de seguridad. Cruza los pedidos de compra con las ventas semanales antes de fiarte del número. Demanda y plazo correlacionados son motivo para descartar esta fórmula, no para redondearla y reponer.

Las dos fórmulas también suponen que mediste demanda y plazo en la misma unidad de tiempo, y que una curva normal describe de forma razonable la demanda durante el plazo. Un puñado de recepciones, un lanzamiento o una promoción rompen ese dibujo. Redondea al alza, hasta la siguiente unidad entera, solo un resultado en el que sí confíes. No puedes reponer una fracción de unidad, y redondear a la baja gasta la protección que acabas de calcular.

Ejemplo por SKU con datos supuestos

Estas cifras son datos supuestos de una sola variante, una tetera de cerámica para pour-over, para que la aritmética sea fácil de revisar. No son resultados de una prueba en una tienda. El ejemplo también supone que se cumple la condición de independencia de arriba.

• Demanda semanal media: 20 unidades
• Desviación típica muestral de la demanda semanal: 5 unidades
• Plazo de entrega medio: 3 semanas
• Desviación típica muestral del plazo: 1 semana
• Nivel de servicio: 95%, así que Z = 1,65, el cuantil redondeado de la normal estándar

Plazo estable, si ignoras la oscilación de 1 semana: 1,65 × 5 × raíz cuadrada de 3. La raíz cuadrada de 3 es 1,732, así que 8,25 × 1,732 = 14,29. Redondea al alza a 15 unidades.

El plazo varía, y solo si las oscilaciones son independientes: 1,65 × raíz cuadrada de (3 × 25 + 20 al cuadrado × 1 al cuadrado) = 1,65 × raíz cuadrada de (75 + 400) = 1,65 × raíz cuadrada de 475. La raíz cuadrada de 475 es 21,79, y 1,65 × 21,79 = 35,95. Redondea al alza a 36 unidades.

El atajo con Z de 1 sobre la misma demanda y un plazo estable de 3 semanas es 5 × 1,732 = 8,66, que redondea al alza a 9 unidades. Frente a un proveedor que se desvía unas una semana, 9 unidades no cubren ni el objetivo del 95% ni las recepciones tardías.

El salto de 15 a 36 es el término del plazo, 400 dentro de la raíz cuadrada, no un cambio en las ventas. Si tus pedidos de compra muestran ese patrón y las semanas tardías no son las mismas en las que salta la demanda, la fórmula de plazo estable quedará ordenada y aun así tendrás rotura de stock. Si esas semanas sí coinciden, tampoco uses 36.

Cuándo falla un colchón simple

• Dos recepciones no son una desviación típica. Si solo tienes un par de pedidos de compra, usa el plazo reciente más largo como plazo de planificación en lugar de una oscilación estadística del plazo.
• Las semanas de lanzamiento, los pedidos al por mayor y las promociones no son una campana. Una desviación típica de semanas tranquilas infravalorará el colchón. Calcula esas semanas aparte, o fija el colchón a partir del periodo pico en lugar de la media calmada.
• Si las recepciones tardías y las semanas de demanda alta se mueven juntas, la fórmula de plazo variable no es fiable. Separa esos periodos, o planifica con el plazo reciente más largo, en lugar de fiarte del resultado de la raíz cuadrada.
• Una cantidad final negativa significa que la variante se sobrevendió o que no se seguía. Shopify documenta ambos casos en la foto de fin de mes. Arregla el seguimiento antes de fiarte de los días de cobertura o de una serie de demanda construida con existencias mal contadas.
• Una cuota fija de la demanda durante el plazo puede sostenerte una semana. Sustitúyela cuando tengas un factor de servicio y una dispersión real del plazo. Si no, cada SKU arrastra la misma suposición.

Pon el colchón a trabajar esta semana

Calcula la versión de plazo variable para una variante de grado A cuyas últimas recepciones incumplieron la promesa, y solo si esas semanas tardías no son las mismas en las que saltó la demanda. Mantén la demanda y el plazo en la misma unidad, redondea al alza y no sumes Entrante al resultado.

Luego usa ese recuento de unidades como dato de stock de seguridad en la fórmula de recompra, y alinea la compra con tu cadencia de reposición. Recalcula cuando el patrón de recepciones empiece a coincidir con los picos de demanda, o después de una promoción, porque esos hechos mueven los datos y pueden romper la condición de independencia. Si prefieres no mantener la hoja de cálculo, Inteligencia de stock puede vigilar el nivel de stock y avisarte para reponer, de modo que el bestseller con recepción tardía aparezca antes que la foto.