Discrepancia de inventario: 7 causas y cómo corregirla en Shopify

Una discrepancia de inventario es stock registrado que no coincide con las unidades vendibles

Una discrepancia de inventario es la diferencia entre la cantidad de tus registros y la cantidad que puedes vender físicamente. En Shopify, ese número registrado no es un único campo. Existencias es la suma de Comprometido, No disponible y Disponible, según la documentación de estados de inventario de Shopify.

Compara las unidades vendibles del cubo de picking con Disponible en la ubicación que prepara los pedidos. Compara cada unidad de esa ubicación, incluidas las dañadas y las retenidas, con Existencias. Mezclar esas dos comparaciones crea una diferencia falsa.

Un Disponible limpio y una estantería desordenada son problemas distintos. Corrige la comparación antes de corregir el número.

Si el stock físico es mayor que el registro de Shopify, la tienda puede parecer con stock bajo y reponer demasiado pronto. Si el registro de Shopify es mayor que el stock físico, puedes vender de más, cancelar pedidos y reponer tarde. Cualquiera de las dos diferencias también distorsiona los días de cobertura, así que el siguiente pedido de compra se construye sobre un saldo inicial malo.

Siete causas que aparecen en tiendas Shopify

La mayoría de las diferencias vienen de un movimiento que no se registró, no de un fallo misterioso del sistema. Revisa estas siete antes de reescribir la cantidad.

La recepción no coincidió con el pedido de compra. El proveedor envió de menos o de más, y nadie contó los bultos antes de marcar el albarán como completado.
Las unidades están en el edificio, pero en la ubicación, el hueco o la variante equivocados. Un cruce de tallas parece que un SKU está corto y otro largo.
Las devoluciones se reincorporaron al stock en Shopify y no volvieron a la estantería, o al revés. Los pedidos reembolsados que nunca se reincorporaron dejan Disponible demasiado alto.
Las unidades Comprometido y No disponible se trataron como desaparecidas. Los pedidos sin preparar, las reservas de pedidos preliminares, las transferencias marcadas como listas para enviar, el stock dañado, el control de calidad y el stock de seguridad siguen en Existencias.
Una app, un canal de ventas o un sistema de inventario externo ajustó la misma variante dos veces, o no la ajustó nunca. La columna Creado por suele nombrar la app.
El daño, la pérdida o el robo nunca se dieron de baja. La estantería está corta y el historial de ajustes no tiene actividad de Dañado o de Robo o pérdida.
Una edición manual o masiva cambió el número sin un movimiento que se pueda auditar. El editor masivo de Shopify no registra origen y destino como sí hace Ajustar por.

Un patrón adicional es fácil de pasar por alto si vendes desde más de una ubicación. El stock de una ubicación que no prepara pedidos online no hace que el producto se pueda comprar en la tienda online. La guía de Shopify sobre productos agotados indica que el artículo puede seguir apareciendo como agotado online aunque otra ubicación tenga unidades.

Cómo investigar una discrepancia de inventario por SKU

Investiga una variante en una ubicación. Los totales a nivel de producto esconden una talla corta dentro de un color que parece sano.

Pausa las ediciones de esa variante. Anota los pedidos abiertos, los pedidos preliminares y las transferencias entrantes antes de que alguien reciba, reincorpore o ajuste.
Anota Disponible, Comprometido, No disponible, Existencias y Entrante de la ubicación que prepara los pedidos. Existencias debe ser igual a Comprometido más No disponible más Disponible.
Abre Ver historial de ajustes en la variante. Shopify solo muestra ahí los últimos 180 días. Los cambios anteriores están en el informe de cambios de ajuste de inventario, que puede filtrar por SKU, ubicación, miembro del personal, app y motivo.
Lee Actividad y Creado por. Busca Reserva creada, Transferencia creada, un Establecer en de un miembro del personal o el nombre de una app. Un salto sin un pedido que coincida es el primer sitio donde parar.
Cuenta solo las unidades vendibles y, por separado, las dañadas, las de control de calidad y las de stock de seguridad. Que una segunda persona revise cualquier diferencia mayor de una unidad en un superventas.
Compara el recuento vendible con Disponible y el recuento físico completo con Existencias. Si solo falla una de las dos, las unidades están en el estado equivocado, no desaparecidas.
Comprueba los pedidos sin preparar contra Comprometido y las transferencias abiertas contra Entrante. Entrante no es vendible hasta que se recibe.

El historial de ajustes es por variante. Shopify no muestra todas las variantes de un producto en una sola vista de historial, así que un vistazo al producto padre se deja fuera la talla que realmente está mal. Los detalles están en la guía de historial de ajustes de Shopify.

Qué has contado	Compáralo con	Qué suele significar una diferencia
Unidades vendibles en el cubo de picking	Disponible en la ubicación que prepara los pedidos	Riesgo de vender de más, o una rotura falsa si Disponible es demasiado bajo
Cada unidad de la ubicación, incluido el stock retenido	Existencias	Una recepción, una baja o una edición que no se registró, no un cruce de estados
Unidades en pedidos sin preparar y reservados	Comprometido	Una reserva nunca se creó, o se eliminó
Unidades en una transferencia aún no recibida	Entrante	La recepción se marcó como completada antes de tiempo, o la transferencia nunca se actualizó

Cómo conciliar el inventario de Shopify sin ocultar la causa

Anota la diferencia, la ubicación y la causa sospechosa antes de cambiar una cantidad. Después ajusta de una forma que el siguiente recuento pueda leer.

Después de un recuento físico, usa Establecer en y elige el motivo Recuento. Shopify lista Recuento para una discrepancia entre la cantidad física y la cantidad registrada. Usa Recibido para una recepción de proveedor, Reposición por devolución para una devolución revendible, Dañado para unidades rotas y Robo o pérdida para unidades que faltan. Corrección es el valor por defecto cuando no se selecciona otro motivo, así que deja un rastro de auditoría débil. La lista de motivos está en la guía de Shopify para ajustar cantidades de inventario.

No uses Establecer en sobre Disponible solo para que desaparezca una alerta de stock bajo. Editar Disponible cambia Existencias en la misma cantidad, y editar Existencias cambia Disponible en la misma cantidad. Esa edición no reclasifica el stock dañado. Para mover unidades a Dañado, Control de calidad, Stock de seguridad u Otro, usa Ajustar por, elige la ubicación como origen y el estado no disponible como destino.

Deja desactivada la opción Seguir vendiendo cuando no haya existencias, salvo que quieras aceptar preventas o pedidos pendientes. Por defecto, los clientes no pueden comprar un artículo con seguimiento en cero. Con esa opción activada, Disponible puede llegar a cero y bajar de cero, y un saldo negativo no es lo mismo que un error de recuento. Shopify POS es aparte: el personal puede seguir vendiendo en cero, y POS le avisa antes.

Si un sistema externo es la fuente de verdad, deja de corregir el mismo SKU en dos sitios. Una edición en Shopify que una app sobrescribe en la siguiente sincronización reaparecerá como la misma discrepancia la semana que viene.

Cómo un recuento malo crea riesgo de rotura y de reposición

Disponible es lo que el escaparate puede vender. Si Disponible es más alto que el cubo de picking, puedes aceptar un pedido que no puedes preparar. Si es más bajo, el producto parece agotado mientras las unidades están en un contenedor de devoluciones o en la ubicación equivocada.

El cálculo de reposición hereda el mismo error. Los días de cobertura construidos sobre unas Existencias infladas retrasan el pedido de compra. Los días de cobertura construidos sobre unas Existencias deflacionadas piden stock que ya tienes. Limpia el recuento antes de fiarte de una fórmula de reposición. Una alerta falsa de stock bajo tiene la misma raíz: la alerta solo vale lo que valga Disponible en la ubicación que prepara los pedidos. Cómo leer esas alertas se explica en alertas de inventario de Shopify.

El stock de seguridad retenido como No disponible no es una discrepancia si lo retuviste a propósito. Lo es cuando una herramienta de previsión trata Existencias como vendible y quien hace merchandising trata Disponible como la verdad. Elige un estado para la reposición y haz que cada app lea ese estado.

La monitorización de stock no sustituye al recuento. La inteligencia de stock de Skymetrics puede marcar un superventas que tiende a cero a partir de las cantidades que Shopify ya tiene. Si esas cantidades están mal, la marca llega pronto, tarde o no llega. Corrige la variante y deja que el monitor vigile el saldo Disponible corregido.

Una lista semanal de precisión de inventario

No necesitas parar toda la tienda cada semana. Haz recuentos cíclicos de los SKU que pueden dañar los ingresos este mes y mantén los mismos pasos para que las diferencias sean comparables.

Cuenta los superventas y cualquier SKU que se haya agotado, se haya vendido de más o se haya ajustado en los últimos siete días.
Cuenta por variante y por ubicación que prepara los pedidos, no por título de producto.
Compara las unidades vendibles con Disponible y todas las unidades con Existencias.
Revisa el historial de ajustes en busca de ediciones de apps, motivos Corrección sin etiqueta y un Disponible negativo que no habías previsto.
Confirma los albaranes de ayer contra el pedido de compra antes de ubicarlos.
Confirma que las devoluciones reincorporadas están en la estantería y en el historial de Reposición por devolución.
Mueve las unidades dañadas a No disponible en lugar de dejarlas en el cubo de picking.
Registra la diferencia antes de ajustar y usa Recuento, Dañado o Robo o pérdida, no una edición en blanco.
Vuelve a revisar cualquier SKU que estuviera mal la semana pasada. Una diferencia que se repite es un problema de proceso.
Mantén las unidades que no se han movido en una revisión de antigüedad aparte, para que el stock muerto no se cuente como cobertura sana.

Una comprobación simple de precisión de la semana es unidades que coinciden dividido entre unidades que has contado. Síguela para los superventas por separado de la cola larga. Un SKU estrella mal cuesta más que diez artículos lentos mal. Los hábitos más amplios de reposición pertenecen a la optimización de inventario, cuando el registro ya es fiable.

Cuándo escalar a almacén, app o responsable del proceso

Escala cuando un segundo recuento sigue sin coincidir, o cuando el historial apunta al sistema de otra persona. Un fallo de una unidad en un SKU lento puede esperar al siguiente recuento cíclico. Un superventas que se desvía en más de un día de ventas no debería.

Envía un fallo de recepción al proveedor o al 3PL con el pedido de compra, el recuento de bultos y las fotos. No lo absorbas como Corrección.
Envía un error repetido de hueco o de picking a quien sea dueño de la ubicación y de la preparación. El SKU se está moviendo sin un escaneo o una etiqueta de hueco.
Envía un ajuste con nombre de app que no tiene un pedido coincidente al responsable de la app. Pausa la sincronización de inventario de esa app en la variante hasta que se explique la escritura duplicada.
Envía un Disponible negativo que no activaste a quien controla Seguir vendiendo cuando no haya existencias. Confirma si esos pedidos son pedidos pendientes reales.
Envía un desajuste de ubicación a quien asigna las ubicaciones de preparación. La disponibilidad online sigue a la ubicación que prepara los pedidos online, no a la ubicación con más unidades.

Pasa una nota corta, no una captura de toda la página de inventario: SKU de la variante, ubicación, Disponible, Existencias, recuento físico vendible, recuento físico retenido y la actividad de ajuste que no coincide. Con eso basta para que un responsable de almacén o un proveedor de la app reproduzca la diferencia sin recontar la tienda.