Merma de inventario: confirma la pérdida real antes de reponer

Qué cuenta como merma de inventario

La merma de inventario, en el sentido amplio del retail, es el desfase entre el inventario registrado y el inventario real una vez descontadas las ventas, las devoluciones y las transferencias.

La National Retail Federation (NRF) define la merma como la diferencia entre el inventario registrado y el inventario real, causada por hurto interno, hurto externo, errores de proceso y administrativos, y pérdida desconocida. En su informe de 2023, la NRF situó la tasa media de merma del retail en el 1,6% de las ventas en el ejercicio fiscal 2022, por encima del 1,4% de 2021, a partir de 177 marcas de retail. Ese 1,6% es una media amplia del retail sobre la base de pérdida retail de la NRF, no la medida más estrecha de pérdida no explicada que se define más abajo, y no un referente de Shopify. Úsalo como contexto y mide tus propios SKU.

Mantén dos etiquetas. La merma de inventario en sentido amplio es ese desfase completo entre lo registrado y lo real, e incluye hurto, errores de proceso y administrativos, y pérdida desconocida. La merma verificada es más estrecha: unidades que un conteo terminado y una revisión de movimientos cerrada confirman, las dos, como físicamente ausentes, y que no puedes asignar a un faltante de recepción, daño, deterioro, caducidad, muestra o uso interno. Las pérdidas conocidas siguen necesitando un ajuste para que las existencias sean honestas. No entran en el numerador de pérdida verificada, y no son ventas.

Un número más bajo de existencias no es merma por sí solo. Si los libros y la estantería no coinciden y aún no has demostrado que la unidad ya no está, tienes una discrepancia de inventario. Ese artículo cubre los estados de inventario de Shopify, el recuento y la conciliación de movimientos por SKU y ubicación. Cierra esa revisión primero. Esta página empieza solo cuando el residuo es una unidad que de verdad falta, y cubre cómo clasificar esa pérdida, trazarla y dejarla fuera del próximo pedido de compra.

Qué incluye la merma en sentido amplio

• Hurto de clientes, personal o terceros que tuvieron acceso a la mercancía. Puede ser merma verificada si la revisión de movimientos lo respalda.
• Daños, deterioro o caducidad que nunca se dieron de baja. Una vez identificados, son un ajuste de pérdida conocida y quedan fuera de la merma verificada.
• Faltantes de recepción registrados como recepciones completas. Corrígelos contra el pedido de compra. Quedan fuera de la merma verificada.
• Envíos erróneos y regalos, muestras o uso interno no registrados. Anótalos con su propio motivo. Quedan fuera de la merma verificada.
• Unidades que un segundo conteo no encuentra en ninguna ubicación después de conciliar los movimientos. Es pérdida física desconocida y cuenta como merma verificada.

Solo el hurto y la pérdida física desconocida entran en la merma verificada y en el numerador del ratio propio de coste sobre ventas, más adelante en este artículo. El daño, el deterioro, la caducidad, los faltantes de recepción, los envíos erróneos y las muestras no registradas pueden crear merma de inventario en sentido amplio mientras siguen sin registrar. Cuando el motivo ya se conoce, registra ese motivo, excluye esas unidades del numerador y baja igual las existencias para que la cobertura no quede inflada.

Qué no incluye ninguna de las dos medidas

• Un desfase de tiempos, de ubicación o de estado de inventario que la revisión de discrepancia no ha cerrado. Eso todavía no es una unidad que falte.
• Pedidos vendidos entre la instantánea del conteo y el ajuste.
• Error de pronóstico. Vender más rápido de lo previsto es demanda, no pérdida.
• Un abono del proveedor que no se ha sustituido por unidades físicas. El dinero no es stock.

Clasifica el residuo antes de llamarlo pérdida

Parte de un residuo que la revisión de discrepancia ya dejó: unidades que no están en ninguna ubicación después de conciliar estados y movimientos. No rehagas esa conciliación aquí. El siguiente trabajo es la clasificación. Cada unidad residual recibe una etiqueta, y solo dos de esas etiquetas son merma verificada.

La pérdida desconocida vale como cajón temporal. No la mantengas como etiqueta fija. Como regla operativa orientativa, no como umbral del sector, actúa si tras dos ciclos de conteo más de una parte pequeña de los ajustes sigue en pérdida desconocida. Define tú qué es esa parte pequeña en tu operación, según el coste y la frecuencia de pérdida que ya aceptas. Por encima de esa marca, el registro de la pérdida está incompleto. Afina la clasificación antes de sumar gasto en seguridad.

Traza la pérdida verificada por SKU, no con una media de tienda

Cuando una unidad queda clasificada como hurto o pérdida física desconocida, trázaala por SKU, variante y ubicación. Un porcentaje de merma de toda la tienda esconde si se va una talla de sudadera o si a todas las ubicaciones les falta la misma caja.

Las encuestas del sector suelen repartir la merma en sentido amplio entre hurto externo, hurto de empleados y fallos de proceso o de control. Esas cuotas son resultados de otros retailers, no un reparto para pegar en tu catálogo. Los fallos de proceso y de control en ese tipo de reparto son merma en sentido amplio, no merma verificada no explicada de forma automática. Deja que el registro del SKU decida qué etiqueta encaja.

Qué necesita el registro de pérdida verificada

Por cada unidad ya confirmada como ausente, escribe un registro corto que una segunda persona pueda auditar. El método de conteo vive en la guía de conteo cíclico. Este registro es el expediente de clasificación, no un segundo procedimiento de conciliación.

• SKU, variante, ubicación y fecha en que se confirmó el residuo.
• Unidades que faltan y la etiqueta: hurto o pérdida física desconocida.
• Coste unitario. El coste de la mercancía, no el precio de venta, es la baja de inventario.
• Si se descartó una categoría de pérdida conocida: faltante de recepción, daño, deterioro, caducidad, muestra o uso interno.
• Quién confirmó la etiqueta, para que finanzas distinga la merma verificada y aplique el tratamiento que confirme un contable, en el coste de los bienes vendidos o como gasto aparte.

Una unidad que resulta ser un faltante de recepción, una muestra o un daño sale de este expediente. Reclasifícala como ajuste conocido. Sigue bajando las existencias. No permanece en la merma verificada solo porque faltaba en la primera pasada.

Lee el patrón entre las pérdidas verificadas

Una unidad que falta en un SKU lento puede seguir como desconocida. Las pérdidas verificadas que se repiten en el mismo SKU, la misma ubicación o la misma semana de recepción son un patrón. Ordena las pérdidas verificadas de los últimos 90 días por SKU, ubicación y etiqueta.

• Mismo SKU de alto valor, con etiquetas repetidas de desconocida o hurto: trátalo como un problema de pérdida y sube la frecuencia de conteo de ese SKU. No lo resuelvas cambiando el pronóstico.
• Pérdida concentrada en una ubicación: el arreglo está en el acceso o la manipulación de esa ubicación. No añadas un colchón para todo el catálogo.
• Pérdida que luego se reclasifica a faltantes de recepción: deja de llamarla merma. El abono del proveedor o de recepción es la partida abierta.
• Pérdida plana y pequeña en muchos SKU: no montes un proyecto de seguridad con eso. Dedica la hora a la cobertura y al momento de reponer.

Registra la pérdida para que contabilidad y cobertura no se mezclen

Corrige la cantidad solo cuando la etiqueta ya existe. Haz que el motivo del ajuste coincida con esa etiqueta. El daño, la caducidad, los faltantes de recepción y las muestras corrigen las existencias y quedan fuera de la merma verificada. Registra hurto o pérdida no explicada solo en unidades ya confirmadas como ausentes. Solo ese último cajón entra en el ratio de coste sobre ventas de la pérdida verificada.

• Da de baja las unidades dañadas o caducadas como daño o caducidad, y sácalas del stock vendible para que dejen de inflar la cobertura. Excluye esa baja del numerador del ratio de coste sobre ventas.
• Registra el faltante de recepción contra el pedido de compra y decide después si el proveedor debe un abono. No bajes las existencias en silencio y reponas ese mismo faltante como si lo hubieran comprado los clientes.
• Registra el hurto o la pérdida no explicada a coste, para que finanzas vea la merma verificada por su cuenta. Ese importe puede ir al coste de los bienes vendidos o como gasto aparte, según la política contable y el marco de reporting. Que un contable confirme el tratamiento. No lo fijes como regla única.
• No subas las existencias para que cuadren con lo que te gustaría tener. Si la estantería está corta, el registro debe estar corto. Inflar las existencias esconde la pérdida y vende unidades que no puedes enviar.

Revisa las pérdidas cada mes por etiqueta, en unidades y a coste. Si quieres una cifra de tienda, calcula un ratio propio de pérdida verificada a coste sobre ventas, en lugar de una tasa de merma a precio de venta. El numerador es la pérdida no explicada y verificada a coste (solo hurto y pérdida física desconocida). El denominador son las ventas netas a precio de venta del mismo periodo. Informa al lado los ajustes conocidos excluidos, para que sigan visibles.

No compares ese ratio con la tasa de merma retail del 1,6% de la NRF. La NRF informa la merma como porcentaje de las ventas, sobre una base de pérdida a precio de venta, entre las marcas encuestadas. Un numerador a coste sobre ventas netas a precio de venta usa otra base de valor, y la cifra de la NRF también mezcla causas que este numerador excluye. Trata el 1,6% como contexto del sector, no como un objetivo y no como prueba de que tu tienda vaya bien o mal.

Revisa la cobertura antes de emitir el pedido de compra

La merma cambia dos datos a la vez. Las existencias son más bajas de lo que decía el sistema, así que la cobertura es más corta de lo que creías. El historial de ventas también está sucio si las unidades que faltan nunca fueron pedidos. Una reposición que trate la baja como demanda recompra la pérdida.

1. Registra el ajuste para que las existencias coincidan con la cantidad confirmada en esa ubicación.
2. Deja quieta la velocidad de venta salvo que puedas señalar pedidos. Las unidades robadas, recibidas de menos o estropeadas no son demanda. No las sumes a las unidades vendidas.
3. Recalcula los días de cobertura con las existencias corregidas y las ventas reales recientes. La cobertura es las existencias divididas entre las unidades medias vendidas al día, con una ventana que cuadre con cómo se mueve de verdad el SKU.
4. Compara esa cobertura con el plazo de entrega del proveedor más tu colchón de seguridad. La fórmula del punto de reorden vive en su propio artículo. Úsala en lugar de rehacer el cálculo aquí.
5. Pide solo el hueco entre el stock corregido más lo entrante, y la cantidad que necesitas para cubrir el plazo de entrega. Si los pedidos de compra entrantes ya cubren esa ventana, no lances un pedido de pánico porque la alerta de merma parecía urgente.
6. Si el mismo SKU ha tenido pérdida verificada más de una vez, sube la frecuencia de conteo. No subas el stock de seguridad de forma automática para tapar una pérdida sin resolver. Un colchón extra cubre el hurto con dinero.

Cuando la cobertura corregida queda dentro del plazo de entrega, calcula la cantidad a comprar con la fórmula del punto de reorden en lugar de rehacer ese cálculo en la revisión de la merma.

Ejemplo, marcado como hipotético. Un sérum mostraba 40 en existencias antes de clasificar la pérdida. Vende 2 unidades al día, así que la cobertura parecía de 20 días. El plazo de entrega es de 14 días. Tras la clasificación, 4 unidades son un faltante de recepción, 4 son pérdida desconocida verificada y 4 muestras dañadas se encontraron y se dieron de baja como pérdida conocida. Las existencias vendibles corregidas son 28, así que la cobertura es de 14 días, igual al plazo de entrega, sin colchón.

Un abono del proveedor por las 4 unidades faltantes es dinero, no inventario de reposición. Solo cuenta como entrante un envío de reposición confirmado. No metas el faltante, la baja por daño ni las 4 unidades de merma verificada en la velocidad de venta, y no reponas las 12 como si los clientes las hubieran comprado. Compra solo a partir de las existencias corregidas más el entrante real.

La prioridad sigue la exposición de ingresos, no el tamaño del hueco en unidades. Una pérdida verificada de 2 unidades en un bestseller con 5 días de cobertura y un plazo de entrega de 21 días pesa más que una pérdida de 20 unidades en un SKU con 90 días de cobertura. Los niveles de stock, la velocidad de venta y los días de cobertura bastan para ordenar qué pedidos de compra tocan esta semana. La reposición de stock es el plan semanal de qué SKU reciben caja cuando las cantidades ya son fiables.

Cuándo la merma debe cambiar el pronóstico

La mayoría de las veces, no debe cambiarlo. Quita la pérdida de la serie de demanda y pronostica a partir de los pedidos. Cambia el pronóstico solo cuando la pérdida modifica lo que podrás vender después de un modo que los pedidos reflejarán, como un formato de pack más pequeño de forma permanente o un SKU que dejarás de recibir porque el hurto o el deterioro lo hacen no rentable.

Antes del próximo pedido de compra de un SKU que acabas de ajustar, pausa hasta fijar la etiqueta de la pérdida y recalcular la cobertura con las existencias corregidas. Hecho eso, emite el pedido si la posición de stock corregida lo exige. Sáltate el pedido solo cuando las existencias corregidas más lo entrante ya cubren el plazo de entrega y tu colchón.