Asignación de inventario: a qué sucursal va el stock escaso en Shopify

La asignación de inventario reparte unidades que ya tienes

La asignación de inventario decide dónde deben estar las unidades que ya tienes de un SKU para que los próximos pedidos salgan sin prometer stock que no tienes. Cuántas unidades comprar es reposición, y se decide aparte.

En Shopify, la versión práctica es más estrecha que un motor de asignación de una gran empresa. Miras las unidades disponibles y comprometidas en cada sucursal, comparas la demanda reciente y los días de cobertura, respetas las reglas de envío y de recogida, y transfieres o reservas unidades antes de que un canal sobrevenda. Shopify puede dividir un pedido entre sucursales y puede reservar inventario cuando se hace un pedido. No ordena qué sucursal debe recibir una reposición escasa de stock que ya tienes en otro sitio.

En la mayoría de las guías de asignación se mezclan tres trabajos. Mantenlos separados:

• La asignación mueve o asigna unidades que ya tienes entre sucursales, canales o tipos de pedido.
• La reposición decide si compras más a un proveedor. El punto de reorden y la cantidad de compra están en otros artículos, no aquí.
• La reserva compromete unidades para que otra venta no pueda llevárselas. Un pedido ya hecho las pone en “Comprometido”. Un pedido preliminar solo las compromete si reservas el inventario de forma explícita. Una retención de preparación bloquea el envío y, por sí sola, no crea esa reserva.

Si reservas el inventario de un pedido preliminar, esas unidades pasan a “Comprometido” y eliges la fecha y la hora en que caduca la reserva. Si no reservas, las unidades siguen en “Disponible” y otro cliente puede comprarlas. Crear el pedido preliminar no reserva inventario por sí solo. El Centro de ayuda de Shopify lo detalla al reservar inventario en un pedido preliminar y al marcar un pedido en espera.

Si un bestseller escasea, la asignación responde qué estantería, almacén o canal de venta recibe las unidades primero. La reposición responde cuándo compramos la siguiente caja. Mezclar las dos es como las tiendas acaban transfiriendo stock a una sucursal lenta y, aun así, pierden el corte del pedido de compra.

Qué incluye la asignación y qué deja fuera

Una asignación útil cubre las sucursales físicas desde las que preparas pedidos, más cualquier canal que pueda vender las mismas unidades: la tienda online, una sucursal con recogida en tienda, un canal mayorista o de pedidos preliminares, y un marketplace si ese canal tira del mismo inventario de Shopify.

Deja fuera la matemática del pronóstico de demanda, el stock de seguridad y la cantidad económica de pedido. Eso decide compras futuras. Si necesitas una estimación de demanda antes de ordenar sucursales, usa la proyección del pronóstico de demanda para ecommerce, y vuelve con un número de unidades que de verdad puedas mover.

También deja fuera arreglar un conteo que no coincide con la estantería. Si “En existencias”, “Disponible”, “Comprometido” y “No disponible” no cuadran, para y usa la guía de discrepancia de inventario antes de transferir nada. Asignar un conteo malo solo mueve el error.

Revisa disponible y comprometido en cada sucursal

Shopify registra el inventario por variante y por sucursal. Los estados que importan para la asignación son “En existencias”, “Comprometido”, “No disponible” y “Disponible”. Shopify define “En existencias” como la suma de Comprometido, No disponible y Disponible. Disponible es lo que se puede vender. Comprometido no se puede vender, e incluye unidades de un pedido no preparado, unidades reservadas en un pedido preliminar y unidades de una transferencia marcada como lista para enviar. No disponible está en existencias, pero no se puede vender. Los estados de no disponible de Shopify son “Dañado”, “Control de calidad”, “Existencias de seguridad” y “Otro”.

Abre la variante y luego Inventario. En cada sucursal activa, anota En existencias, Comprometido, No disponible y Disponible. No asignes solo a partir de En existencias. Una sucursal puede mostrar 40 en existencias y 2 disponibles si 38 ya están comprometidas o retenidas.

El centro de ayuda de Shopify define la relación de forma directa: Disponible es igual a En existencias menos Comprometido menos No disponible, y esto aplica cuando haces seguimiento de inventario en una sucursal. Entrante es un estado aparte, para unidades de camino procedentes de transferencias, pedidos de compra o apps. Entrante no se puede vender hasta que se recibe.

También revisa estas restricciones antes de elegir destino:

• La sucursal cubre la demanda web solo si está autorizada a preparar pedidos online. Desactivar eso quita su inventario de la cantidad online.
• Las reglas de enrutamiento de pedidos deciden qué sucursal elegible se asigna. Por defecto, las sucursales no se priorizan por cercanía a la dirección de envío. Para preparar desde la sucursal más cercana hay que configurar esa regla de enrutamiento. Si una sucursal puede preparar el pedido entero, el inventario sale de esa sucursal. Puedes añadir una regla de sucursales clasificadas.
• Si ninguna sucursal puede preparar un pedido entero, Shopify puede dividirlo entre sucursales, o la sucursal de mayor prioridad puede sobrevender el producto.
• La recogida en tienda y la entrega local solo funcionan desde sucursales configuradas para esos métodos, así que una unidad en el almacén no ayuda a un pedido de recogida en la tienda.
• Una sucursal de otro mercado puede perder prioridad con la regla de permanecer en el mercado de destino, aunque el conteo de unidades parezca correcto.

Esas reglas de asignación están en la guía de preparación por sucursal y en la guía de enrutamiento de pedidos de Shopify. Mover unidades a otra sucursal no las reserva para esa sucursal. Si el destino sigue preparando pedidos online, esas unidades siguen en la cantidad online. El stock de cualquier otra sucursal elegible todavía puede cubrir un pedido online.

Si vendes en varios canales, confirma si cada canal usa las mismas sucursales. Una app de marketplace que solo sincroniza la sucursal del almacén ignorará las unidades que acabas de mover a la tienda. Eso es un fallo de asignación aunque el disponible de Shopify parezca correcto.

Elige una regla de asignación y aplica las restricciones

Los sistemas de gran empresa nombran varios métodos de asignación: reparto equitativo, ranking de arriba abajo, reparto ponderado por demanda y prioridad de canal. Una tienda pequeña de Shopify rara vez necesita más de una regla a la vez. Elige la regla que encaja con el motivo por el que el SKU escasea, y deja que las restricciones de preparación veten el resultado.

Protege la sucursal que se queda sin stock antes

Ordena las sucursales por días de cobertura, no por unidades en bruto. Los días de cobertura son las unidades disponibles divididas por las ventas diarias recientes de esa sucursal o canal. La sucursal con menos cobertura en un producto que sigue vendiéndose recibe las siguientes unidades, hasta un tope de cobertura que tú eliges.

Esta es la regla por defecto para una tienda con dos sucursales, un almacén online y una tienda física. Evita “equilibrar” conteos para que ambas sucursales se vean ordenadas mientras la más rápida se queda sin stock a mitad de semana.

Reserva una cuota fija para un canal difícil de reponer

Usa una cuota reservada cuando un canal tiene una promesa firme: una entrega mayorista comprometida, un evento en tienda o una sucursal de recogida en la que los clientes ya esperan encontrar stock. Fija la cuota en unidades, no en un porcentaje vago, y pasa esas unidades a “No disponible” para que la tienda online no pueda venderlas. Moverlas a otra sucursal solo las aparta de la tienda online si esa sucursal no puede preparar pedidos online. Si la sucursal sigue pudiendo preparar pedidos online, la tienda online puede vender ese stock.

Shopify permite mover unidades a un estado No disponible, como “existencias de seguridad” o una retención personalizada. Eso reserva unidades, sin comprar más. Libera la retención en una fecha, o cuando acabe el evento, para que las unidades vuelvan a Disponible.

Ordena sucursales cuando una no puede quedarse a cero

Si la mayoría de los pedidos salen de un almacén, mantén allí un mínimo y transfiere solo el excedente. Una tienda con venta lenta no debería recibir unidades que dejen el almacén por debajo de su mínimo, aunque el expositor se vea vacío.

El enrutamiento de pedidos no sustituye esta regla. El enrutamiento decide qué sucursal elegible prepara un pedido después de que se hace. La asignación decide dónde deben estar las unidades antes de que llegue el pedido. Si la sucursal que querías está vacía, Shopify puede asignar otra sucursal que tenga stock, dividir el pedido o sobrevender la sucursal de mayor prioridad, como se describe en la guía de preparación por sucursal.

Para cuando los datos son demasiado escasos

No construyas un reparto ponderado por demanda con un puñado de pedidos. Si una sucursal tiene menos de un par de semanas de ventas, o las ventas son irregulares por una sola factura mayorista, usa una regla de mínimo y excedente. Un pronóstico en el que no confías no debería mover stock físico. La fórmula de precisión del pronóstico es la comprobación de si una proyección es lo bastante estable como para comprar contra ella. Para la asignación, una demanda inestable significa transferencias más pequeñas y un ciclo de revisión más corto.

Un ejemplo con dos sucursales y cifras hipotéticas

Estas cifras son un ejemplo, no un referente. Una tienda vende un SKU de bufanda desde un almacén (envía pedidos online) y una tienda física (recogida y venta a quien entra). Las unidades en propiedad suman 46. No hay nada entrante.

El ritmo diario son las unidades de los últimos 14 días divididas entre 14. Los días de cobertura son Disponible dividido entre ese ritmo diario. La tienda no tiene el montón más grande, pero cubre menos días de venta. La cobertura del almacén es de 12 días. La de la tienda es de unos 9 días.

El responsable fija dos restricciones antes de mover nada:

1. Mínimo del almacén de 14 unidades disponibles, unos 7 días de cobertura online, porque la mayoría de los pedidos salen de ahí y una transferencia de vuelta perdería los pedidos del fin de semana.
2. Tope de la tienda de 14 días de cobertura. No hay motivo para empujar la tienda más allá de dos semanas en un SKU escaso.

La tienda necesita 1,5 × 14 = 21 unidades disponibles para llegar al tope. Tiene 14, así que el hueco es 7. El almacén puede dar 24 menos 14, es decir 10, sin romper su mínimo. La transferencia es el menor de esos dos números: 7 unidades del almacén a la tienda.

Tras la transferencia, si no entra ningún pedido nuevo, el Disponible del almacén es 17 (unos 8,5 días) y el Disponible de la tienda es 21 (14 días). Las dos se mantienen por encima de una semana. Las 6 unidades comprometidas del almacén y las 2 comprometidas de la tienda no se movieron. El stock comprometido pertenece a pedidos existentes.

Crea ese movimiento como una transferencia en Shopify, no como dos ajustes sin relación. Una transferencia deja constancia de lo que salió y de lo que llegó. Los ajustes son para conteos que estaban mal, daños y otros cambios de cantidad, y los motivos de ajuste de Shopify incluyen dañado, promoción o donación, recibido, reposición por devolución, merma y robo. Usar “corrección” para disfrazar una transferencia hace más difícil diagnosticar la siguiente discrepancia.

Si esas mismas 7 unidades hicieran falta para una muestra de fin de semana, y no para la demanda continua de la tienda, el movimiento sería una retención, no una transferencia para equilibrar cobertura. Pon 7 unidades en No disponible en el almacén hasta que se recoja el inventario de la muestra, y luego transfiere las unidades recogidas. Dejarlas en Disponible significa que el siguiente pedido online puede vender el stock de la muestra.

Cómo leer el resultado antes de mover stock

Una sucursal con poca cobertura y ventas recientes estables es el primer destino, hasta tu tope. Una sucursal con poca cobertura y un pedido raro no lo es. Comprueba si ese pico fue un pedido preliminar, una factura mayorista o una promoción antes de tratarlo como ritmo de venta.

Una sucursal con mucha cobertura y pocas ventas es origen. Trátala como origen aunque la estantería se vea vacía. Los mínimos de exposición son una decisión de merchandising. Anótalos como un mínimo en unidades para que no pisen en silencio el cálculo de cobertura.

Si todas las sucursales están por debajo de una semana de cobertura, la asignación no puede crear unidades. Transfiere solo lo que mantenga capaz de preparar pedidos a la sucursal principal de envío, y pasa a la reposición. La fórmula de reorden de Shopify es la decisión de compra. El flujo de reposición es cómo esa compra se convierte en un pedido de compra con fecha de corte del proveedor. La asignación no aprueba ninguna de las dos.

Qué hacer en cada tramo de cobertura

Usa la misma ventana del ejemplo, normalmente 14 o 28 días, y aplica una acción por sucursal. Estos tramos son objetivos operativos para un SKU escaso, no una promesa de que las roturas de stock van a parar.

• Por debajo de 7 días de cobertura, y la sucursal prepara la demanda actual: es el primer destino, salvo que mover unidades rompa el mínimo de la sucursal principal.
• De 7 a 21 días, espera. No transfieras ni hacia dentro ni hacia fuera, salvo que un evento conocido, una promesa de recogida o una reserva de canal exija una cuota fija.
• Por encima de 21 días mientras otra sucursal está por debajo de 7: esta sucursal es el origen. Transfiere solo el excedente por encima de su mínimo.
• Cero disponible, con unidades comprometidas todavía abiertas: no reasignes esas unidades comprometidas. Prepara o cancela los pedidos primero.
• Unidades entrantes: no las cuentes como Disponible en el destino hasta que se reciba la transferencia. Solo puedes cambiar el destino mientras la transferencia siga en borrador.

Revisa los SKU escasos con una cadencia fija, dos veces por semana durante una promoción o temporada alta, y una vez por semana el resto del tiempo. La velocidad cambia más rápido que una reunión mensual de planificación. Un ganador que el lunes estaba equilibrado puede dejar el almacén a cero el viernes si los anuncios siguen enviando pedidos a la sucursal por defecto.

Vuelve a medir la velocidad antes de la siguiente transferencia

Cuando la transferencia se haya recibido, espera a pedidos reales antes de mover más. Compara las unidades vendidas por sucursal o por canal en los mismos 14 días, y recalcula la cobertura a partir de Disponible, no de En existencias.

Tres comprobaciones evitan una segunda transferencia peor:

1. La sucursal de origen sigue teniendo su mínimo después de los nuevos compromisos. Si los pedidos del fin de semana se comieron el mínimo, las siguientes unidades se quedan donde están o salen de un pedido de compra, no de otra sucursal justa.
2. El destino está vendiendo de verdad las unidades que enviaste. Si la cobertura sube porque las ventas se pararon, devuelve el excedente en lugar de alimentar una estantería que no vende.
3. Ningún canal está sobrevendiendo una sucursal desde la que no puedes enviar. Si un canal de venta sincroniza la sucursal equivocada, corrige la sincronización antes de mover más unidades.

La velocidad de venta por SKU y las alertas de cobertura de stock bastan para marcar qué productos escasean. No calculan un reparto por sucursal. Confirma en Shopify las cantidades por sucursal, las unidades comprometidas y qué canal vendió las unidades antes de crear la transferencia.

Skymetrics puede señalar los ganadores escasos a partir de la velocidad de venta y de las alertas de cobertura de stock, para que sepas qué SKU abrir primero. La decisión de sucursal sigue haciéndose en Shopify, contra las cantidades disponibles y comprometidas, no dentro de una asignación automática.

Formas habituales en que las tiendas pequeñas asignan mal

Unidades iguales en cada sucursal parece justo y, casi siempre, no lo es. Si el 80% de los pedidos sale del almacén, un reparto igual deja unidades atrapadas en la tienda y obliga a envíos divididos o a retrasar pedidos online.

Asignar stock entrante antes de recibirlo crea una segunda promesa sobre la misma caja. Deja lo entrante en la transferencia. Véndelo solo después de que la recepción pase a Disponible.

Usar una cifra de ventas de toda la tienda para ordenar sucursales esconde el drenaje real. Las vistas de inventario y de pedidos de Shopify pueden mostrar qué sucursal preparó. Si solo tienes un total de ventas combinado, todavía no tienes un dato de asignación. Parte el historial por sucursal de preparación o por canal antes de mover unidades.

Las transferencias también necesitan un corte. Los estados de inventario de Shopify se actualizan cuando creas una transferencia, la marcas en tránsito y la recibes. Una unidad marcada en tránsito no es una unidad con la que el cliente pueda contar en el destino. Si el camión está a dos días, el cálculo de cobertura del destino no debe incluir esas unidades como Disponible.

El sistema semanal de stock de la gestión de inventario en Shopify es donde encaja esta revisión: primero los SKU escasos, después la cobertura por sucursal, y las compras a proveedor solo cuando sabes que las unidades que ya tienes están en el sitio correcto.