Coste de rotura de stock: calcula lo que pierdes en Shopify

Qué incluye el coste de rotura de stock

El coste de rotura de stock es el beneficio y la demanda futura que pierdes porque un producto no está disponible cuando un cliente quiere comprarlo. En una tienda Shopify, la cifra central es unidades perdidas por margen de contribución, ajustada después por sustitutos, pedidos en espera y demanda que no puedes observar.

Una ficha agotada sigue costando aunque Shopify deje de aceptar el pedido. Ya pagaste por conseguir ese tráfico, sigues manteniendo el resto del catálogo y parte de esos compradores no volverá por ese SKU.

Cuenta el margen que dejaste de ganar, no el precio de venta completo, y no trates una estimación como una cifra de caja que puedas facturar.

Qué entra en el coste:

• Margen de contribución perdido en las unidades que habrías vendido durante el hueco.
• Coste de adquisición extra si tienes que recuperar al mismo comprador más tarde.
• Pedidos recurrentes perdidos cuando la rotura afecta a un producto de reposición.
• Recargos de urgencia, envíos partidos o reembolsos si aceptas pedidos en espera y incumples la promesa.
• El coste de oportunidad del gasto en anuncios que siguió enviando gente a un producto no disponible.

Qué no entra:

• El precio de etiqueta completo. El coste del producto no se incurrió en la unidad no vendida, así que usar los ingresos infla la pérdida.
• El inventario que aún tienes. Eso es un problema de coste de mantenimiento, no una rotura.
• Un multiplicador de valor de vida del cliente inventado, sin datos de cohorte detrás.
• Cada visita a la ficha del producto. Muchas de esas sesiones no habrían convertido aunque el artículo hubiera tenido stock.

IHL Group estimó en 2023 que las roturas de stock cuestan a los minoristas unos 1,2 billones de dólares al año en todo el mundo, y que el comprador que se encuentra sin stock se va con las manos vacías, cambia de tienda o sustituye el producto en lugar de esperar. Esa cifra del sector sirve como referencia de escala. El número de tu tienda tiene que salir de un SKU, un hueco y un margen que puedas defender. Mira qué es una rotura de stock si necesitas la definición operativa antes del cálculo.

Cómo estimar ventas perdidas y margen de un SKU agotado

Usa el ritmo de venta del periodo justo anterior a que el producto dejara de estar disponible, multiplícalo por los días sin stock y luego por el margen de contribución. Antes de cerrar el coste de rotura de stock base, separa las unidades no recuperadas de las que solo van retrasadas y de las unidades de sustituto verificadas. La brecha de margen se aplica solo a esas unidades de sustituto. Todo lo demás es un ajuste que debes etiquetar como hipótesis.

La fórmula:

1. Unidades diarias de base = unidades vendidas en una ventana limpia con stock, divididas entre los días de esa ventana.
2. Unidades esperadas = unidades diarias de base multiplicadas por los días sin disponibilidad.
3. Margen de contribución por unidad = precio de venta menos coste del producto, comisiones de pago y el coste variable de preparación y envío que habrías pagado por enviar esa unidad.
4. Unidades no recuperadas = unidades esperadas menos las unidades que solo van retrasadas (preventas que sí se envían) y menos las unidades de sustituto que puedes vincular al hueco. Esas unidades de sustituto no entran en las unidades no recuperadas, así que no se valoran al margen completo del SKU agotado.
5. Brecha de margen del sustituto = unidades de sustituto × (margen del SKU agotado − margen del sustituto). Si el sustituto deja menos, esas unidades no son un ahorro completo. Aplica este término solo a las unidades de sustituto, no otra vez a las unidades no recuperadas.
6. Coste de rotura de stock base = (unidades no recuperadas × margen de contribución del SKU agotado) + brecha de margen del sustituto.
7. Suma solo los costes extra que puedas señalar: gasto en anuncios desperdiciado en ese producto, recargos de urgencia y una pérdida de recompra si tienes el historial de pedidos.

Saca los datos de sitios que ya tienes. Shopify Analytics y el historial de pedidos del producto dan unidades e ingresos. El coste del producto debe salir del coste del artículo de inventario que mantienes, no de un margen de recargo adivinado.

Las comisiones salen de tu tarifa de Shopify Payments o del procesador. El coste de envío por pedido sale de pedidos recientes ya enviados de ese SKU, no de la tarifa publicada del transportista.

Elige la ventana de base con cuidado. De 7 a 28 días con stock suele bastar para un vendedor estable. Es una heurística práctica, no un umbral publicado. Quita los días de promo, un pico puntual de un influencer y cualquier día en que la variante ya no estaba disponible.

Si el producto es estacional, compara la misma mezcla de días de la semana, no un mes cualquiera del trimestre anterior.

Shopify puede mostrarte cuándo el inventario llegó a cero si haces seguimiento de inventario de esa variante, pero no puede decirte cuántas personas habrían comprado. Trata el método del ritmo de venta como una estimación de la demanda no observada. Si la tasa de conversión de la ficha ya caía antes de la rotura, no congeles el ritmo antiguo y lo llames demanda perdida.

Un ejemplo en Shopify, con las hipótesis a la vista

Toma una crema hidratante de 48 € que vende unas 4 unidades al día cuando hay stock. Está 11 días sin disponibilidad. El coste del producto es 14 €, las comisiones de pago rondan el 3 % del precio y la preparación y el envío salen a 6 € de media. La tienda mantuvo un conjunto de anuncios de 30 € al día apuntando a ese producto durante 6 de esos días. Nueve compradores pasaron a otro SKU de la misma línea que deja 11 € de margen de contribución, así que cada cambio sigue perdiendo 15,56 €.

Los 1.249,64 € son una estimación de trabajo, no una pérdida en la cuenta de resultados. El margen perdido es 1.069,64 €: 929,60 € de las 35 unidades no recuperadas a 26,56 €, más 140,04 € de brecha en las 9 unidades de sustituto. Restar las 9 y valorar solo las 35 a 26,56 € dejaría el margen corto en 140,04 €, porque cada unidad cambiada sigue dejando 15,56 € menos. No cuentes esas 9 otra vez dentro de las 35: las unidades no recuperadas ya las excluyen, y la brecha se aplica solo a ellas. Dos hipótesis más sostienen casi toda la cifra: la demanda se habría mantenido en 4 unidades al día, y las 9 unidades del sustituto son incremento real, no ventas que ese SKU habría hecho igual. Si alguna falla, el coste se mueve con ella.

Una comprobación de sensibilidad mantiene la cifra honesta. Mantén los mismos 9 sustitutos y la misma brecha de 15,56 € (140,04 €). A 3 unidades al día, las unidades esperadas son 33, las no recuperadas son 24 (33 menos 9; no hay preventas retrasadas) y el coste base es 24 × 26,56 € más 140,04 €, o 777,48 €. A 5 unidades al día, las unidades esperadas son 55, las no recuperadas son 46 y el coste base es 46 × 26,56 € más 140,04 €, o 1.361,80 €. Informa del rango si usas la cifra para justificar un pedido de compra.

No sumes un valor de vida del cliente encima salvo que veas la tasa de recompra de este producto. Un SKU de regalo de una sola compra y un SKU de reposición a 60 días no merecen el mismo multiplicador. Si el 20 % de quienes compran esta crema recompra en 90 días y lo tienes en tus propios pedidos, una fracción de las 35 unidades no recuperadas también puede costarte un segundo pedido. Dilo en una línea aparte, con la tasa de recompra al lado. No apliques ese multiplicador a los 9 compradores del sustituto, porque ya hicieron un pedido.

Pedidos retrasados, sustitutos y demanda que no ves

Tres comportamientos cambian el cálculo, y cada uno se puede medir si decides qué contar antes de abrir la hoja.

Pedidos en espera y pedidos retrasados

Si sigues vendiendo con el inventario a cero, parte de las unidades esperadas solo están retrasadas. No cuentes una preventa como venta perdida. Cuenta el coste extra de servirla tarde: flete de entrada urgente, un descuento que ofreciste por la espera, reembolsos y tiempo de soporte si lo registras.

El reparto práctico separa tres casos. Las unidades que acaban saliendo dentro de tu plazo habitual prometido van retrasadas, no perdidas, y se restan antes de valorar las unidades no recuperadas. Las que se cancelan antes del envío están perdidas, y la cancelación ya está en Shopify. Las que nunca se piden porque la ficha decía “agotado” se quedan en la estimación, porque no las verás como pedidos.

Sustitutos

Un sustituto solo reduce el coste de rotura de stock si el cliente compró otra cosa tuya que no habría comprado de otro modo. Compara las ventas diarias del SKU sustituto durante el hueco con su propia base previa con stock. El incremento por encima de esa base es la demanda recuperada. Las ventas que ya ocurrían no compensan la rotura.

El margen también cuenta aquí. Si el sustituto deja 11 € y el SKU agotado deja 26,56 €, cada unidad cambiada sigue costándote 15,56 €. Cuenta las unidades recuperadas por la diferencia de margen, no como un ahorro completo. En el ejemplo de arriba, eso es 9 × 15,56 € = 140,04 €, sumados al margen perdido de las 35 unidades no recuperadas. Esas 9 ya se restaron de las unidades no recuperadas, así que no se valoran otra vez a 26,56 €.

Demanda incierta

El método del ritmo de venta falla cuando la propia rotura cambió el tráfico. Un superventas que desaparece de una colección, de una campaña de pago o de los listados gratuitos de Google mostrará menos sesiones, así que “cero pedidos” infravalora el fallo. Un producto al que empujaste más después de agotarse mostrará más sesiones, así que las visitas a la ficha lo inflan.

Usa un rango en lugar de una sola cifra cuando ocurra cualquiera de estos casos:

• El SKU vende menos de unas 15 unidades al mes. Es una heurística práctica, no un umbral publicado. Unos pocos pedidos mueven el ritmo diario.
• El hueco coincide con una rebaja, un lanzamiento o un cambio de temporada.
• No puedes separar esta variante de un producto en pack o con varias variantes.
• La mayor parte de la demanda llega de una campaña que pausaste a mitad del hueco.

En esos casos, informa de unidades perdidas bajas, base y altas, y la decisión de reponer debe aguantar el caso bajo. Si el pedido de compra solo compensa en el caso alto, compras un relato y dejas el coste sin cubrir.

Qué productos reponer primero cuando el efectivo es limitado

Ordena por euros de margen en riesgo al día, no por unidades vendidas ni por lo llamativa que se vea la etiqueta de agotado. Un accesorio de 12 € que mueve 20 unidades al día puede importar menos que un producto estrella con 26 € de margen que mueve 4.

Dos cálculos responden a preguntas distintas. No los juntes en un solo cociente.

El plazo de recuperación, en días, estima cuánto tardaría el margen diario previsto en recuperar el coste de compra. No dice cuántos días de rotura evita el pedido.

1. Margen diario que recuperas al reponer = unidades diarias de base multiplicadas por el margen de contribución, menos el margen de sustituto que recuperas de forma fiable.
2. El gasto diario en anuncios que sigue apuntando a la variante no disponible es un desperdicio evitable, aparte de ese margen. Reponer no lo recupera ni lo elimina: se corta al pausar esos anuncios. No lo sumes al margen diario. Si lo metes en el denominador, el plazo de recuperación sale más corto de lo que el margen realmente devuelve.
3. Días de recuperación = coste del reabastecimiento (lo que pagas al proveedor por el pedido) dividido entre el margen diario que recuperas al reponer, sin el gasto en anuncios.
4. Una recuperación más corta significa que el efectivo vuelve antes, al ritmo de margen previsto, si ese ritmo se mantiene. No son días de cobertura.

La cobertura de stock es una comprobación aparte. Los días de rotura que de verdad puedes evitar dependen de la cantidad pedida, las unidades que ya tienes, el plazo del proveedor y la demanda durante el hueco, no del cociente de recuperación.

1. Días de cobertura del pedido = cantidad pedida dividida entre las unidades diarias de base.
2. Días de rotura evitados = el solapamiento entre esa cobertura y la ventana en la que de otro modo estarías a cero, después de restar el stock actual y las unidades que venderás durante el plazo de aprovisionamiento.
3. Si el plazo de aprovisionamiento es más largo que la ventana de venta que queda, las unidades extra no evitan una rotura que ya has perdido. Pueden convertirse en sobrestock.

El efectivo limita la lista, así que aplica tres filtros antes de enviar el pedido:

• Descarta los SKU cuyo margen diario en riesgo del caso bajo (unidades diarias de base por margen de contribución, menos el margen de sustituto que recuperas, sin sumar el gasto en anuncios) no recupera el coste de compra dentro de un plazo de recuperación que puedas asumir, y cuya cantidad pedida no cubra el hueco del plazo de aprovisionamiento.
• Prefiere artículos con historial de recompra. Un SKU viral de primera vez puede agotarse una vez y no repetir.
• Contrasta el plazo del proveedor con el hueco en el que ya estás. Si el proveedor necesita 21 días y solo te quedan 11 días de demanda estimada en la temporada, un pedido completo puede crear el problema contrario, el sobrestock.

Programa la alerta antes de llegar a cero. Si el plazo es de 14 días y vendes 4 unidades al día, necesitas un aviso en torno a 56 unidades, más un colchón para picos de demanda. Un aviso la mañana en que el inventario llega a cero llega tarde. Las alertas de inventario en Shopify explican cómo temporizar ese aviso. Para ver qué hizo un reabastecimiento perdido a los ingresos, el caso de rotura de stock acompaña a este cálculo.

Si quieres el punto de pedido, los días de cobertura y el riesgo de agotado en un solo sitio, en lugar de rehacer esta hoja cada lunes, la inteligencia de stock de Skymetrics vigila el inventario frente al ritmo de venta y señala los SKU cuya próxima rotura costaría más margen. El cálculo de arriba sigue siendo tuyo para auditar. Un pronóstico no sustituye el margen de contribución, la comprobación del sustituto ni la prueba del caso bajo.

Qué hacer con la cifra esta semana

Elige el SKU agotado o casi agotado con el margen diario más alto. Calcula las unidades esperadas desde una ventana limpia con stock, valora las unidades no recuperadas al margen de contribución completo y suma la brecha de margen del incremento de sustituto que puedas ver. Pausa los anuncios de las variantes que no puedes enviar. Separa el plazo de recuperación (coste del pedido dividido entre el margen diario que recuperas al reponer, sin el gasto en anuncios) de la cobertura (cantidad pedida, stock disponible, plazo de aprovisionamiento y demanda), y haz el reabastecimiento que supere las dos pruebas. La cantidad pedida tiene que cubrir el hueco de stock relevante. Deja el resto hasta que el efectivo lo permita.