Informe de antigüedad de inventario en Shopify: encuentra el stock lento antes del stock muerto
Un informe de antigüedad de inventario agrupa cada SKU según el tiempo que las unidades actuales llevan en stock, contado desde la fecha de recepción o del lote de esas unidades. Después ordenas el siguiente paso: promocionar, agrupar, rebajar o dejar de reponer.
Los informes de inventario predeterminados de Shopify te dan cantidad a mano, valor de inventario, tasa de venta y días de cobertura. No agrupan las unidades restantes por fecha de recepción. Esa vista de antigüedad se arma con exportaciones de inventario, coste por artículo y actividad de recepción.
Qué muestra un informe de antigüedad de inventario
La antigüedad de inventario es el tiempo de tenencia de las unidades que siguen en stock. El reloj empieza cuando se recibieron esas unidades (una recepción de compra, una transferencia marcada como recibida u otro lote de entrada). Si quedan varios lotes, calcula la edad de cada unidad restante desde su propia fecha de recepción. Una edad conservadora a nivel de SKU es el lote restante más antiguo.
Mantén tres cifras cercanas en la misma fila y no las trates como antigüedad. Los días desde la última venta miden si la demanda se ha enfriado. La tasa de venta es la parte del stock que se vendió en un periodo. Los días de inventario restantes son la cobertura: cuánto duran las unidades disponibles al ritmo de ventas diarias reciente.
Un SKU puede vender esta semana y seguir teniendo unidades de 90 días. Otro SKU puede llevar 40 días sin venta y tener stock de entrada fresco. La antigüedad dice cuánto tiempo lleva el efectivo parado. La velocidad dice si ese efectivo se está liquidando.
Agrupa las unidades restantes en 0-30, 31-60, 61-90 y 90+ días. Añade unidades disponibles, coste por artículo, valor de inventario, tasa de venta y días restantes. El informe responde tres preguntas de operación: qué SKU están envejeciendo, cuánto dinero hay en cada tramo y qué hacer a continuación.
La antigüedad sin coste y sin velocidad es solo una lista. La antigüedad más esos dos campos es una cola de trabajo.
Campos y fórmulas para la hoja
Usa la cantidad Available (Disponible) para la antigüedad y el valor. Shopify define Available como el inventario que puedes vender (no comprometido a pedidos abiertos y no apartado como Unavailable). Las unidades de una transferencia entrante aún no se han recibido, así que no tienen antigüedad. Las unidades committed ya están reservadas.
- Valor de inventario = unidades Available × coste por artículo. Esto sigue la idea del informe Month-end inventory value de Shopify, que multiplica la cantidad Available final por el coste por artículo.
- Antigüedad (días) = fecha del informe menos fecha de recepción de las unidades restantes. Separa los lotes mezclados por recepción. Si solo tienes una fecha de entrada, marca esa fila como aproximación.
- Tramo de antigüedad = 0-30, 31-60, 61-90 o 90+.
- Tasa de venta = unidades vendidas ÷ (unidades vendidas + unidades que siguen en inventario). Shopify documenta esta fórmula en el informe Products by sell-through rate.
- Días de inventario restantes = cantidad final ÷ promedio de unidades vendidas por día en los últimos 28 días, tomado de Inventory remaining per product. Shopify pone N/A cuando la variante no tuvo ventas en esa ventana.
Rellena el coste por artículo en cada variante con seguimiento antes de fiarte de la columna de valor. Un coste en blanco hace que un SKU muy antiguo parezca barato.
Cómo construir el informe en Shopify
Monta una sola hoja. Saca cantidad y coste de las exportaciones, saca velocidad de los informes de inventario y fecha las unidades restantes con la actividad de recepción.
1. Exporta las unidades actuales
En el admin de Shopify, ve a Productos > Inventario y pulsa Exportar. La guía del CSV de inventario de Shopify recomienda el formato All states. Ese archivo incluye Handle, Title, Location, SKU, Available y On hand. Exporta todas las variantes, o las que coincidan con una búsqueda si estás revisando un proveedor o una colección.
2. Exporta el coste por artículo
Ve a Productos y pulsa Exportar. Elige todos los productos (o el mismo conjunto filtrado) y un CSV de hoja de cálculo. El CSV de productos de Shopify incluye SKU y Cost per item. Cruza este archivo con la exportación de inventario por Handle más valores de opción, o por SKU si cada variante tiene un SKU único.
3. Extrae la tasa de venta y los días restantes
Ve a Analíticas > Informes, abre el filtro Category y elige Inventory. Abre Products by sell-through rate y anota el rango de fechas que aparece arriba del informe. Shopify indica que la ventana más reciente que puede devolver este informe es unos dos días antes de la fecha actual. Abre Inventory remaining per product en la misma lista y copia los días de inventario restantes en la hoja.
Una variante aparece en Products by sell-through rate solo si se vendió al menos una vez antes o durante el periodo seleccionado. La cantidad vendida de ese informe no incluye devoluciones, ajustes manuales ni recepciones de transferencia. Las métricas históricas de inventario de estos informes empiezan el 1 de octubre de 2023.
4. Fecha las unidades restantes a partir de las recepciones
Shopify no guarda una columna nativa de antigüedad por lote en el inventario estándar. Reconstruye las recepciones con la actividad de ajustes.
En la ficha de un producto (o variante), confirma que Inventory tracked está activado y pulsa View adjustment history. El historial de ajustes de Shopify muestra los últimos 180 días. Busca entradas como Inventory received (el motivo Received) y Transfer created (unidades añadidas cuando una transferencia entrante se marca como recibida). Para actividad más antigua, abre el informe Inventory adjustment changes y filtra por SKU, ubicación y motivo de ajuste.
Asume FIFO salvo que de verdad cojas primero las unidades más nuevas. Recorre las recepciones de la más reciente a la más antigua hasta cubrir las unidades Available. Esas recepciones son los lotes que siguen en la estantería. Calcula la edad de cada cantidad restante desde su fecha de recepción. Si falta historial, marca “Antigüedad desconocida” y ordena ese SKU por valor de inventario y tasa de venta, sin inventar una fecha.
5. Agrupa, valora y ordena
Añade Antigüedad (días) y tramo de antigüedad. Calcula el valor de inventario. Ordena primero el 90+ por valor de inventario y después el 61-90. Esa lista es la cola de trabajo de la semana.
Un ejemplo FIFO resuelto
Estas cifras son un diseño de hoja, no un referente. La variante Canvas Tote / Black tiene 80 unidades Available a 6 € de coste (480 € de valor de inventario). Recepciones, de la más nueva a la más antigua: 50 unidades hace 20 días, 100 unidades hace 75 días, 40 unidades hace 140 días.
Con FIFO, las 80 unidades restantes son 50 de la recepción de 20 días y 30 de la recepción de 75 días. Divide la fila: 300 € en el tramo 0-30 y 180 € en el tramo 61-90. El lote restante más antiguo tiene 75 días. Si solo hubieras guardado “última recepción = hace 20 días”, subestimarías el lote que queda.
| SKU | Lote restante más antiguo | Tramo de antigüedad | Available | Valor de inventario | Tasa de venta | Días restantes | Siguiente paso |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Canvas Tote / Black | 75 días | 61-90 (más un lote 0-30) | 80 | 480 € | 38% | 140 | Promociona y luego pausa la siguiente entrada |
| Canvas Tote / Sand | 18 días | 0-30 | 40 | 240 € | 82% | 16 | Protege la cobertura; revisa el plazo de entrega |
| Canvas Tote / Olive | 142 días | 90+ | 90 | 540 € | 11% | N/A | Rebaja esta semana; no repongas |
Sand es stock joven que se está liquidando. Olive lleva más de 90 días con casi nada de tasa de venta. Black es el caso de lotes mezclados: parte de las unidades es fresca, parte ya está en el tramo 61-90, y 140 días de cobertura significan que otro pedido al proveedor añadiría antigüedad a propósito.
Cómo elegir promocionar, agrupar, rebajar o dejar de reponer
Lee juntos antigüedad, valor, tasa de venta y cobertura. Luego asigna una acción por SKU. No lances una oferta a toda la tienda para arreglar un color que sobra.
- Promociona cuando la antigüedad sube, la tasa de venta es floja y el tráfico o la posición en la colección es la causa probable. Sube la variante en su colección o ponla en la home antes de recortar el precio.
- Agrupa cuando el listado ya recibe tráfico, lo que sobra es una talla o un color, y un SKU tractor puede llevarlo. Empareja la variante envejecida con un vendedor más rápido usando un descuento Buy X get Y o de importe en Descuentos, en el admin de Shopify.
- Rebaja cuando el SKU está en el tramo 90+, los días restantes son largos o N/A, y la promoción ya falló o nunca fue realista. Crea un descuento de porcentaje o de importe, con fecha y específico de SKU. Recalcula la tasa de venta cuando cierre la ventana.
- Deja de reponer cuando el valor envejecido es alto y la tasa de venta se ha quedado baja en dos periodos de revisión. Cancela o retrasa el siguiente pedido al proveedor. Deja que las unidades Available se liquiden; no rellenes un tramo 90+.
Deja en paz la cobertura de grado A cuando la antigüedad es baja y los días restantes son más cortos que el plazo de entrega. Ese SKU pide reponer a tiempo. El stock joven con muchos días restantes es una sobrecompra. Congela el siguiente PO ahora, antes de que esas unidades pasen a 61-90.
Las unidades envejecidas siguen costando dinero después de dejar de comprar. Almacenamiento, seguro y riesgo de rebaja están en el coste de mantenimiento de inventario. Ordena la liquidación por valor de inventario para que la primera rebaja golpee el espacio de estantería más caro.
Un pase semanal que convierte el informe en acciones
Reconstruye la hoja cada semana para los SKU que retienen efectivo de verdad. Una vez al mes basta para la cola larga.
- Confirma que el coste por artículo está relleno en todo lo recibido esta semana.
- Actualiza las unidades Available y vuelve a calcular la edad de los lotes con las recepciones nuevas.
- Abre el tramo 90+, ordenado por valor de inventario.
- Escribe una acción en cada una de las cinco primeras filas: promocionar, agrupar, rebajar o parar el PO.
- Revisa pedidos a proveedor y transferencias en camino. Retrasa cualquier entrada que empuje un SKU lento más adentro del 90+.
- Vuelve a mirar la tasa de venta cuando termina una promo, no mientras el descuento está activo.
Entre pases, vigila la cobertura y el timing de entrada para que un SKU sobrante no se rellene por costumbre. La inteligencia de stock que monitoriza las unidades a mano y señala el riesgo de reposición puede avisar de un relleno antes de que aterrice. El informe de antigüedad sigue decidiendo si ese relleno debe ocurrir.
Exporta inventario y coste hoy. Calcula la antigüedad de los cinco SKU con mayor valor Available. Pon una acción en cada fila antes de confirmar el siguiente envío.